Vacatures

Help, mijn collega gaat met zwangerschapsverlof. Hoe regelen we de vervanging?

Naomi Krosenbrink 2-3-2020 17:04
Categorieën: Algemeen

Zwangerschapsverlof is in Nederland gelukkig goed geregeld. Gemiddeld bestaat het verlof uit 16 weken en vaak weet je dit al een aantal weken van tevoren. Aangezien je deze periode met een werknemer minder bent en de werkzaamheden wel gewoon doorlopen, is het verstandig om tijdig vervanging te regelen.

Waar moet je aan denken bij vervanging? Dat leggen we graag uit:

Stap 1: Inventariseren van taken en verantwoordelijkheden

Ga zo snel mogelijk na het bekend worden van de uitgerekende startdatum van het verlof in overleg. Inventariseer samen met je zwangere medewerker en haar collega’s op de afdeling de taken en verantwoordelijkheden. Zijn er zaken die collega’s intern kunnen oppakken? Welke taken blijven er over die beter door een tijdelijke collega opgepakt kunnen worden?

Een vervanger zoeken voor zwangerschapsverlof is héél anders dan een tijdelijke kracht die je inzet voor een apart project. Bij een verlof moet je op ‘de winkel’ passen: projecten afmaken die iemand anders is begonnen en nieuwe projecten starten die je niet afmaakt. Kies een vervanger die daarmee om kan gaan.

Stap 2: Vind de juiste vervanger op tijd

Het verlof begint tussen de zes en vier weken vóór de datum van de verwachte bevalling en eindigt minimaal tien weken ná de bevalling van je werknemer. Begin dus op tijd met het zoeken van de juiste vervanger.

Op deze manier kun je tijdelijk, gemotiveerde professionals (werknemers of zelfstandigen) inzetten, ter vervanging van zwangerschapsverlof. Zodat de essentiële taken en verantwoordelijkheden soepel doorlopen. Kies in ieder geval een medewerker die de klappen van de zweep kent, dat kan zowel fulltime als parttime natuurlijk. Het is praktisch wanneer je één of meerdere meeloopdagen kunt plannen zodat ook de overdracht is geregeld. Zowel vóór het verlof, als daarna. Dan gaat je zwangere collega met een gerust hart haar verlof in én komt ze met een warm welkom terug in de organisatie.

Realiseer je ook dat wanneer je zelf een tijdelijke werknemer in dienst neemt voor zwangerschapsverlof, dit risico’s met zich meebrengt. De start- en einddatum van een tijdelijke arbeidsovereenkomst zijn vaste gegevens, daar kun je geen aanpassingen in doen. Tegelijkertijd zijn de start- en einddatum van het verlof geen vaste gegevens, het verlof kan eerder ingaan en/of langer doorlopen. Dat kan contractueel problemen geven.

Andere bevallingsdatum

Natuurlijk is een zwangerschap niet helemaal uit te tekenen. De kans dat je werknemer vroeger of later dan de berekende datum bevalt, is heel aanwezig. Wat zijn dan de gevolgen voor het verlof?

  • Zeer vroege bevalling: Als je medewerker voor de verlofperiode bevalt, dan gaat de verlofperiode in op de dag ná de bevalling. Deze duurt vanaf dat moment zestien weken. Het probleem is dan dat de beoogde vervanger dan nog niet gestart is en dat je alsnog met een gat zit.
  • Vroege bevalling: Als je medewerker een paar weken voor de vooraf de berekende bevallingsdatum bevalt, dan blijft het recht op zestien weken verlof gelden. Dus bevalt je medewerker al na drie weken verlof, dan heeft ze daarna nog recht op dertien weken verlof. En dan klopt de gemaakte inschatting van start- en einddatum.
  • Late bevalling: Als je medewerker later dan de uitgerekende datum bevalt, heeft ze recht op een langer verlof. De periode na de bevalling moet namelijk sowieso tien weken zijn. Dus is ze zes weken voor de berekende datum met verlof gegaan, maar bevalt ze pas in de achtste week van haar verlof, dan heeft ze in totaal achttien weken zwangerschapsverlof. Met als uitdaging dat het verlof dan langer duurt dan gepland en de geplande einddatum niet meer klopt.

Daarnaast heb je ook te maken met de reguliere vakantiedagen. Het komt regelmatig voor dat een werknemer ook (een deel van) haar vakantiedagen combineert met het zwangerschapsverlof. Dat verlengt de totale periode van het verlof.

Een andere optie is dat de werknemer besluit gefaseerd weer aan het werk te gaan. Juist dan is het belangrijk om een goede overgangsperiode in te regelen. En hoe organiseer je dan de benodigde flexibele inzet wanneer je zelf de vervanging hebt aangenomen?

Extra tip:

Denk niet dat dat verlof vanzelf ingaat: Jij moet het zwangerschapsverlof voor je werknemer aanvragen bij het UWV. Vraag je werknemer daarom wanneer zij met verlof wil gaan en doe de aanvraag bij het UWV tussen twee en vier weken vóór het begin van het verlof. 

Digitaal melding doen

Doe snel en digitaal de verlofmelding via het UWV. Je vindt deze in het Werkgeversportaal van het UWV. Als de door jou ingevoerde gegevens kloppen, krijg je een ontvangstbevestiging. Vier weken na de aanvraag krijgt je werknemer een brief over de uitkering.

In principe betaalt het UWV de zwangerschapsuitkering aan jou, zodat jij dit kunt verrekenen met het salaris van je medewerker gedurende haar dienstverband tijdens haar zwangerschap. Dat maakt dan ook de financiële ruimte vrij voor de vervanging.

Tot slot:

Het vervangen van een zwangere collega kan écht een win-win situatie zijn. Met als belangrijkste winnaar de organisatie, als werkgever zelf. Je regelt het immers goed voor je mensen, en dat levert loyaliteit en tevredenheid op. En ook de klanten zijn blij, die willen gewoon goed en zonder oponthoud geholpen worden.

Zwangerschap bij uw professionals is niet meer iets dat je overkomt, maar dat goed in te vullen is met een tijdelijke vervanging. 

Dus:

  • Inventariseer de werkzaamheden die vervangen moeten worden
  • Start op tijd met de zoektocht naar een geschikte vervanger
  • Selecteer een professional die ervaring heeft met het invallen tijdens zwangerschapsverlof
  • Houd rekening met de flexibele invulling van de start- en einddatum

Succes!

Zoek je hierbij hulp, of ben je op zoek naar goed advies? Dan ben je bij ons aan het juiste adres!

Heb je zelf een ervaring met de invulling van een zwangerschapsverlof, laat dan een reactie achter hieronder.

Reageer

Neem direct contact op

Wilt u contact met The Admin People, heeft u behoefte aan meer informatie?

We helpen u graag verder!

The AdminPeople B.V. gebruikt cookies om bepaalde voorkeuren te onthouden en vacatures af te stemmen op je interesses. Meer weten?
Close