Wanneer je bedrijf groeit, krijg je te maken met extra werk. Naast dat je de opdrachten moet uitvoeren, neemt het werk op het gebied van boekhouding, klantenservice en verkoop ook toe. Je komt op het punt dat je niet meer alles zelf kunt doen. Je overweegt werkgever te worden, en hier personeel voor wilt aannemen. Je weet alleen niet precies wat je hiervoor moet regelen en wat er allemaal bij komt kijken.

Daar help ik jou graag bij.

Inventarisatie

Kijk goed naar wat je allemaal doet en maak de selectie tussen de taken die je zelf wilt blijven doen, en de werkzaamheden die je liever "aan een ander overlaat".

Filosofeer over hoe jij je organisatie zou willen organiseren. Overweeg dan of je dat wilt uitbesteden aan een ander (gespecialiseerd) bedrijf, of dat je liever zelf meer controle houdt over de uitvoering. Dit kan bijvoorbeeld door dit door iemand anders binnen de organisatie te laten doen. Mijn advies is om taken die écht tot de kern van je bedrijf horen zelf onder controle te houden. En wees ook creatief bij het nadenken over het anders organiseren van je bedrijf. Ik hoor van mijn collega's dat daar vaak de beste oplossingen zitten. En dat geloof ik zelf ook.

Je besluit te kiezen voor een werknemer, wat nu?

Je hebt besloten personeel aan te nemen. Je bent dus op zoek naar een medewerker. Deze medewerkers komen niet vanzelf bij jou organisatie binnenlopen, daar moet je actief mee aan de slag. Natuurlijk ga je op zoek naar de meest geschikte kandidaten voor de functie zoals jij hem ingevuld wilt hebben.

Functieprofiel opstellen

Voordat je aan de slag gaat met het zoeken naar de geschikte kandidaat, adviseer ik je om eerst een goed functieprofiel op te stellen. Daarin beschrijf je het type persoon waar je naar op zoek bent, en de vaardigheden die je verwacht nodig te hebben.

Hoe ziet zo'n functieprofiel er verder uit? In een functieprofiel staat ten minste de volgende onderwerpen beschreven:

• functietitel
• doel van de functie/rol
• verantwoordelijkheden
• kerntaken
• werkomgeving (soort organisatie, werkplek, branche)
• type dienstverband (aantal uren, tijdelijk al dan niet met uitzicht op vast)
• vereiste opleiding of cursus(sen)
• minimale relevante werkervaring
• persoonskenmerken
• arbeidsvoorwaarden (salaris, reiskosten, pensioen, telefoon, tablet, laptop, auto, etc)

Deze volgorde van het functieprofiel geeft je een mooie basis om een vacature tekst te schijven. Met die tekst wil je de juiste potentiële kandidaten aantrekken. Die vacature plaats je dan in ieder geval op je eigen website, en je social mediakanalen. Als je kunt, plaats die dan ook op de bekende vacaturebanken.

Let op: het plaatsen van een vacature op vacaturebanken is, in de meeste gevallen niet gratis!

Het is essentieel om een aantrekkelijke tekst te schrijven die jouw wensen en je bedrijf zo goed mogelijk beschrijven. Iemand identificeert zich namelijk met het profiel en reageert wel of niet op basis van deze tekst. Zie het als een reclameaanbieding. Spreekt het aangeprezen product of dienst je aan, dan "koop" je het. Dit werkt hetzelfde met de vacaturetekst.

Searchen van kandidaten

Werving en Selectie is de verzamelterm voor het vinden van de juiste match tussen kandidaat en vacature. Dat verwacht van jou een pro-actieve houding. Ook wanneer je een perfecte tekst hebt geschreven. De wachttijd tot je ideale kandidaat op jouw vacature reageert is langer dan je denkt. Waarschijnlijk heb je snel iemand nodig, dus dat is een uitdaging. Door actief te zoeken op databanken en op social media kanalen, kun je interessante CV's tegenkomen. Databanken, zoals de Nationale Vacaturebank, zijn echter alleen (financieel) interessant wanneer je er jaarlijks 10-tallen vacatures op zet.

Ook via sociale media kan je kandidaten (met campagnes) interesseren of benaderen, maar ook de recruitment-functionaliteiten die je dan nodig hebt zijn prijzig.

Sollicitatiegesprekken voeren

Om een goede indruk te krijgen van hoe iemand is, moet je persoonlijk in gesprek. Dus ga je een groep potentiële kandidaten uit de selectie van CV's uitnodigen voor een kennismakingsgesprek. Hierin krijg je een beter beeld van hoe iemand is door hem of haar te bevragen. Daarnaast kan je veel opmerken over een persoon door de verbale en non-verbale communicatie tijdens het gesprek. Daarbij is mijn tip om vooral aandacht te besteden aan het ontdekken wie de persoon daadwerkelijk is. De kandidaat die je aanneemt zul je veel zien en mee samenwerken. Dan is een klik met jou en eventuele collega's erg belangrijk. Eventuele hiaten in kennis of kunde zijn vaak snel aan te leren, een mismatch met collega's is minder snel en makkelijk op te lossen, als het überhaupt al op te lossen is.

Arbeidsvoorwaarden gesprek

Wanneer je uit deze serie gesprekken een kandidaat vindt die op de functie en in het team past, plan je een volgend gesprek in. Deze gaat over de invulling van de functie en de arbeidsvoorwaarden die jullie met elkaar afspreken. Zorg dat je vooraf hebt gekeken naar het marktconforme niveau van een passend salaris en passende secundaire arbeidsvoorwaarden. Vraag ook zeker naar de voorwaarden die voor je beoogde werknemer belangrijk zijn. Let erop dat je niet alleen kijkt naar wat voor jou belangrijk is, maar vooral ook naar wat je werknemer graag wil. Dat helpt je om je werknemer voor langere tijd aan je te kunnen binden en gelijk een goede aanbieding te doen.

Aannemen van personeel

Gefeliciteerd! Je hebt een geschikte collega gevonden. Je bent er nog niet helemaal. Wanneer je een nieuwe collega aanneemt, moet er van alles geregeld worden. Bij je eerste werknemer lijkt dat allemaal overweldigend. Als je hier goede procedures aanhoudt, hoeft dat geen belemmering te zijn. Je begint met het papierwerk, zoals een arbeidsovereenkomst, belastingformulieren, en de aanmelding bij de arbodienst. Vervolgens regel je een vaste werkplek, computer, een inwerkschema, etc.

Daarnaast moet je een personeelsdossier aanmaken. Elke nieuwe medewerker krijgt een eigen personeelsdossier. In dit dossier komen de persoonlijke gegevens (diploma's, kopie paspoort of ID-bewijs) van de medewerker en de contracten (arbeidsovereenkomsten en de arbeidsvoorwaarden). Gedurende het hele dienstverband ga je dit dossier aanvullen met de gegevens over het functioneren van de medewerker. De afspraken met betrekking tot de ontwikkeling (scholing) van de medewerker, het ziekteverzuim van de medewerker en overige zaken die betrekking hebben op de beoordeling van de werkzaamheden. Bijvoorbeeld correspondentie met de medewerker.

Inwerken van de nieuwe werknemer

Ook inwerken gaat niet vanzelf. Jij voert de werkzaamheden waarschijnlijk al zo lang uit, dat je er niet meer bij nadenkt. Dat geldt natuurlijk niet voor je nieuwe werknemer. Houd daar rekening mee. Start op die eerst dag van je werknemer met een ingerichte werkplek. Zorg ervoor dat je alles voorbereid hebt om er een topdag van te maken. Hierbij nog een aantal tips voor gegarandeerd succes:

1. Regel van tevoren dat je accounts hebt aangemaakt voor de e-mail, computer, laptop of tablet;
2. Bereid de dag goed voor en breng in fases de informatie over. Dat voorkomt dat je alle informatie in één lange stroom over iemand uitstort.
3. Maak een inwerkschema van een aantal dagen of weken, en plan regelmatig evaluatie momenten in. In ieder geval na de eerste dag én de eerste week!

Belangrijk: Zorg voor een mooie bos bloemen voor een hartelijk welkom op de eerste dag!

Conclusie

Kortom, het aannemen van je eerste werknemer (en alle medewerkers daarna) is een serieuze zaak die tijd en energie kost. Er zijn hierbij twee opties die je kunt overwegen: alles zelf doen, of (deels) uitbesteden.

Wanneer je besluit het zelf te doen, is het afwachten wat er op je afkomt. Op het moment dat je interessant en relevant bent voor kandidaten, zal je snel respons hebben. In de praktijk valt dit, anders dan gedacht, vaak tegen. 

Het zelf zoeken naar kandidaten is duur (kosten database) en tijdrovend (je moet duizenden CV doorzoeken). Je mist dus de gemakkelijke toegang tot de "jobboards'. Daarnaast mis je het hebben van een netwerk aan potentiële kandidaten die je kunt benaderen. Het opbouwen van een dergelijk netwerk kost tijd en je moet de goede kandidaten aan je blijven binden (dus contact houden). Het blijft dan nog maar de vraag of je op het juiste moment, de juiste mensen hebt gebonden.

Het alternatief?

Gebruikmaken van een partij die enerzijds de "jobboards" kunnen benaderen en anderzijds een netwerk hebben. Die kunnen je vaak snel helpen om aan relevante kandidaten te komen. Dat zou in ieder geval de toegevoegde waarde moeten zijn. Een goede arbeidsbemiddelaar leert jouw bedrijf goed kennen, helpt je bij het opstellen van de wervende vacaturetekst en doet de eerst selectie. Dat scheelt voor jou als startend werkgever, niet alleen tijd bij het zelf doen van alle (bovengenoemde) stappen, maar het vergroot ook de kans op de ideale kandidaat en een snellere start.

Zelf loop ik nu stage bij een bedrijf dat dagelijks niet anders doet dan netwerken, zoeken en praten met kandidaten. Allemaal kandidaten met uiteenlopende ervaring, vaardigheden, en verschillende werkniveaus die op zoek zijn naar een nieuwe uitdaging. 

Wil je hier meer over weten? Neem dan contact met mij op. Ik vertel je graag meer over dit proces, op basis van mijn ervaring binnen het bedrijf. Ook kun je met mij een afspraak maken om je vrijblijvend te helpen met het inrichten van een wervingsproces zoals wij dat hier doen. 

Dat scheelt jou, als ondernemer en beginnend werkgever, heel veel tijd en zorgen.